ما مدى أهمية خطاب المبيعات؟
خطاب المبيعات وصياغته تعتبر جزءًا لا يتجزءًا من عملية البيع نفسها؛ إذ تخلق لدى العميل عند قراءته لهذه الخطابات انطباعًا عنك وعن شركتك.
إليك بعض القواعد والمبادئ التي ستساعدك على ترجمة خطابات المبيعات إلى مبيعات فعلية:
- أفصح عن الهدف أو الغرض من خطاب المبيعات في الجملة الأولى (تطرق للموضوع الأساسي مباشرة)، بل ويمكنك أن تكتب الغرض من الخطاب على هيئة عنوان أعلى نص الخطاب.
- استخدم فقرات قصيرة في الكتابة. (من أجل التأكيد)
- قم بمراجعة خطاب المبيعات أكثر من مرة، ولتحذف كل كلمة ليس لها علاقة بغرض الخطاب أو هدفه.
- ليكن الخطاب قصيرًا، صفحة واحدة مكونة من ثلاث فقرات؛ فكلما كان خطاب المبيعات قصيرًا، زادت فرصتك في دفع العميل إلى قراءة خطابك وفهمه جيدًا.
- لا تجعل العميل يُصَبْ بحالة من الملل عند قراءته لخطابك، واجعله سهل الفهم والهضم. وتجنب الإفراط في استخدام أساليب الكتابة المنمقة؛ إذ يمكنك الاستغناء عن العديد من الصفات والظروف وجمل الجار والمجرور. هذا ولتلقِ نظرة على كل العبارات التي تتلو الفصلات، وترى إذا ما كانت تستحق الإبقاء عليها أولا؛ إّذ إنها في معظم الأحيان لا تستحق الإبقاء عليها.
- استخدم النقط لعدم الوقوع في الرتابة.
- اجعل خطاب المبيعات سهل القراءة من ناحية الكتابة والطباعة.
- استخدم النقاط كي يبدو الخطاب قصيرًا وممتعًا في قراءته.
- استخدم النقاط للتأكيد على أهم النقاط في الخطاب.
- اترك مسافة قبل هذه النقاط.
- استخدم النقط لعدم الوقوع في الرتابة.
- لا تقل “نشكركم على إتاحة الفرصة لـ..” لكن جرب أن تقول: “نشعر بالفخر لأن نعرض…”
- لا تكتب اسمك بخط عريض – بل اكتب ما يهم عميلك المرتقب فقط بخط عريض؛ إذ إن اسمك من أقل كلمات الخطاب أهمية بالنسبة للعميل.
- لا تجعل خطابك يبدو كأنه نسخة مكررة.
- لا تسرف في الحديث عن منتجك، بل تحدث عن الخطوة العملية القادمة في دورة المبيعات، ولتمد جسور الثقة والألفة بينك وبين العميل. هذا ولا تستخدم الخطاب على أنه كلام منمق في المبيعات بل على أنه أداة من أدوات البيع.
- ابذل أكثر مما تستطيع واكتب مالا يتوقعه العميل. كأن ترفق مع الخطاب مقالاً أو أي شيء يتعلق بعمل العميل أو رسم هزلي أو أي شيء من شأنه أن يدفع العميل للاعتقاد بأنك تجاوزت المعتاد في تقديم الخدمة والواصل مع الآخرين.
- أضف على خطاب المبيعات أسلوبك الشخصي، كأن تتحدث عن لعبة الكرة أو عن طفل أو عن حدث ما.
- أكد على الاتصال أو الحدث القادم موضحًا تاريخه ووقته.
- اكتب بخط يدك قدر استطاعتك.
- احذف كل الأحوال.
- تجنب كتابة صيغة التفضيل (“الأفضل، الأحسن”).
- تجنب استخدام عبارة “فريد من نوعه”.
- لا تقل “أشكرك مرة أخرى”؛ إذ ليس هناك داع لأن تشكر شخصًا ما مرتين، إذ مرة واحدة تكفي، أما أن تشكره مرتين فذلك ينطوي على التذلل.
- لا تخطئ في كتابة الكلمات كتابة صحيحة. ذات مرة أخطأ رجل ما في كتابة كلمة “بطاطس” ليدفع ثمن ذلك الخطأ باهظًا، ولكن الثمن هو وظيفته، ولعل من حسن حظه أن وظيفته لم تكن مهمة للغاية.
- اضرب مثلاً (أو اذكر موقفًا مشابهًا) يستطيع العميل من خلاله أن يربط بينه وبين عرضك.
- اكتب مميزات عرضك بخط عريض حتى تجذب انتباه العملاء – لكن إن كان ذلك ضروريا فقط.
- اطلب من عميلك الرد على هذا الخطاب.
- اختتم خطابك بنهاية لطيفة وصغيرة تنم عن أنك شخص محترف مثل: “أشكر لك هذا الوقت الثمين والتقدير الطيب، سأتصل بك يوم الثلاثاء.”
- وقع باسمك أنت فقط. هناك بعض المناسبات القليلة النادرة التي لا يتناسب فيها هذا الأسلوب (مثل: خطاب إبرام اتفاقية ما؛ إذ لابد أن يوقع عليه طرفا الاتفاقية، أو قائمة بالأسعار الرسمية إذ لابد أن تختتم بموافقة إدارة الشركة).
- استخدم هذه العبارة: “المخلص لك” (وأنا أعني ما أقول).
إن كنت تريد أن تعرض موضوع خطابك أو حجتك مرة أخرى فلتدرج ملحوظة في آخر الخطاب.
إليك إحدى القواعد الصعبة. احتفظ بالخطاب لمدة يوم، ثم اقرأه مرة أخرى. تُرى كيف يبدو لك؟ إن كان يبدو لك مهلهلا وركيكًا، فقد تحتاج إلى كتابته مرة أخرى من جديد.
إليك قاعدة أصعب. اطلب من أي شخص بليغ ونزيه أن يقوم بقراءة ونقد خطابك هذا. وتعلم كيف تتقبل النقد من الآخرين وأن تستخدمه على أنه أداة تعليمية.
إليك القاعدة الأصعب. اسأل نفسك ما مدى اختلاف وتميز خطابك عن خطابات منافسيك. ولنفترض أن هذه الصفقة تعتمد في إتمامها على أصالة خطابك التوضيحي. هل ستنجح في إتمام صفقات أخرى؟ يا إلهي.
إن معرفتك لقواعد كتابة الخطابات وتطبيقها سيقودك إلى كتابة خطابات مؤثرة، الأمر الذي سيؤدي بك إلي بناء الثقة والألفة بينك وبين العميل، وهذا من شأنه أن يقودك إلى تحقيق المزيد من المبيعات.
